No hace muchos años las empresas, sea cual sea su giro, se enfrentaron a diversos problemas en la administración, pero sin duda, uno de los más tediosos ha sido y sigue siendo para muchos negocios, la gestión de su documentación.
Guardar, clasificar, priorizar, autentificar, recuperar, almacenar, relacionar y capturar documentos y archivos siempre ha sido una actividad que, al contrario de ayudar en la productividad de la empresa ha contribuido al bajo rendimiento de sus trabajadores y a la complicada y tediosa realización de sus funciones. Esto debido a la enorme cantidad de papeles importantes que algunas empresas siguen guardando en archiveros físicos que estorban, quitan espacio y que aun con toda su “seguridad” no son capaces de proteger del todo los documentos trascendentes de la empresa.
Si se hace un balance de la importancia de los datos que almacenan cada uno de esos documentos se puede llegar a la conclusión que tener sus papeles bajo llave o en CD´s, discos duros o USB no prometen su seguridad al 100% y su recuperación en caso de pérdida, malos manejos, accidentes o desastres naturales. Es por eso que se debe pensar en dar el salto a la innovadora tecnología en cuestión de gestión de documentos.
Un gestor documental sería sin duda una gran solución para esta terrible problemática. Porque muchas empresas que aún no cuentan con uno, se enfrentan día con día a la confusa y engorrosa actividad de guardar los documentos en archivos que quizá no sean los correspondientes, corriendo el riesgo de caer en errores; lo que provocará pérdida de tiempo, frustraciones y poco desempeño a la hora de buscarlos cuando se necesite de alguno de ellos.
Otra de las desventajas de no contar con un software de gestión documental, es que al seguir con el método tradicional, es imposible checar algún dato o información importante si no se cuenta con el medio (USB, disco duro, computadora) en el que se almacenó dicho informe. Sin dejar de mencionar la alta inversión que se genera mes con mes en suministros de papelería como hojas, tinta de impresoras, folders, copias, clips, discos duros, USB y mobiliario.
Si desea mejorar la productividad y el compromiso de sus trabajadores administrativos, debería analizar las mejores opciones para la digitalización masiva de documentos que se deben gestionar diariamente en su empresa.