Cada vez más empresas buscan la automatización de procesos complejos con sistemas de gestión. Uno de los departamentos empresariales donde hay más áreas de oportunidad es Recursos Humanos, particularmente el manejo de la nómina ya que se debe cumplir con normativas del SAT, de la secretaría del trabajo y del IMSS.
Para facilitar los servicios de capital humano, el software de nómina es clave para automatizar y simplificar los procesos. A continuación, te contaremos su funcionamiento básico.
Ingresar los datos de los empleados
Después de la implementación del software, el proceso comienza con la introducción de la información de los empleados en el sistema. Esto incluye información personal, datos fiscales, detalles bancarios para el depósito, tarifas salariales, beneficios, deducciones y otros detalles relacionados con la compensación.
Cálculo de salarios y retenciones
El software realiza cálculos automáticos para determinar los salarios netos de los empleados en función de los datos ingresados. Esto incluye la consideración de impuestos federales, estatales y locales, así como las deducciones para seguros, jubilación, préstamos, entre otras cuotas patronales. Además, se debe especificar en el caso de empleados que trabajan horas extra, que reciben comisiones u otros pagos adicionales a su salario base.
Generación de depósitos directos
El software se programa para que genere el depósito directo de los salarios en las cuentas bancarias de los empleados, con base en la periodicidad de pago, de modo que los pagos que no tengan cambios se programen de forma automática el mismo día del mes.
Generación de recibos de nómina
El plus que ofrece un software es la generación de recibos de nómina, tanto para efectos fiscales ante el SAT como para que los empleados los tengan accesibles, ya sea en un kiosko digital, o con el envío automático a su correo electrónico. Con estos recibos se pueden gestionar los seguros de salud, contribuciones a planes de jubilación y otras deducciones voluntarias.
Cálculo de impuestos
El software también se puede usar para calcular y retener los impuestos con base en la legislación vigente. Este punto es indispensable en la elección de un software ya que el software debe actualizarse constantemente para presentar los impuestos a las autoridades fiscales para garantizar el cumplimiento normativo.
Reportes e informes
Los softwares de nómina cuentan con herramientas para generar informes y análisis para que los departamentos de recursos humanos y contabilidad a evaluar el costo de la nómina, identificar tendencias, conocer el estado de la empresa y tomar decisiones informadas.
Integración con otros sistemas
El software puede integrarse con otros sistemas, ya sea con un ERP, un sistema de recursos humanos, contabilidad, gestión de tiempo para garantizar la coherencia de los datos y simplificar la administración. Esta cualidad ha hecho que empresas que se dedican a servicios como la maquila de nómina puedan contar con diferentes beneficios para quienes los contratan, desde el cálculo de pagos, impuestos y retenciones, la declaración de impuestos y la gestión del personal.