La digitalización de documentos hoy es una necesidad impostergable para las empresas que tengan algún tipo de proyección en el futuro. Por practicidad en la control de gestion documental, por comodidad para la función y por seguridad en el almacenaje de la información documental de las transacciones de las empresas del mundo, el dominio del proceso de digitalización es clave.
En el universo virtual de Internet, el proceso para digitalizar los documentos se trata de un conjunto de pasos a seguir que definen el modo en que un documento tangible pasará a ser un archivo informático, a quién y adónde se le entregará en la red correspondiente y qué usuario o grupo de usuarios podrán aplicar y utilizar la misma regla en sus documentos.
El modo de digitalizar un documento especifica la resolución que tendrá el archivo resultante, el tipo en el que se generará y el formato del color que tendrá. Todas estas variantes son las configuraciones que componen el proceso de digitalización.
Desde el punto de vista técnico, aplicar el proceso de digitalización a un documento significa transformar el papel o cualquiera de sus soportes tangible en un conjunto de valores numéricos; valores que representan la información de una manera mucho más precisa, fiable, práctica y almacenable.
Pensar la gestión de las empresas en la actualidad sin la digitalización de documentos parecería ser un despropósito. Desde el punto de vista de la tarea física, por ejemplo, serían necesarias muchísimas personas para manipular y controlar los documentos generados por la actividad comercial de la organización.
El ejercicio burocrático, digamos, del mundo comercial actual en todas sus dimensiones exige que los procedimientos de digitalización de documentos sea una materia aprobada en el examen diario que las empresas rinden a su mercado.
La digitalización de documentos se ha vuelto más que en una exigencia en una necesidad, las empresas y las oficinas de gobierno se ven en menores dificultades al tener una base de datos digitalizada.