Digitalización de documentos: la innovación que transformó el espacio, los procesos y la rentabilidad corporativa

La captura de documentos es la fase inicial en los procesos de gestión digital de la información y consiste en el escaneo de documentos en papel con el objetivo de generar versiones en formatos como JPG, TIEF o PDF, por mencionar sólo algunos, y almacenarlos de manera instantánea en las bases de datos de las organizaciones.

La primera gran ventaja de la que se habló cuando se popularizaron los sistemas de gestión documental y la venta de scanners compatibles con ellos, fue la desaparición de los expedientes en papel y el ahorro de espacio que esto significó en un plazo muy corto.

Sin embargo, el paso del tiempo ha hecho evidente que los beneficios de la gestión documental van más allá de la reducción de tareas mecánicas y de una distribución más adecuada de los espacios. Algunos de ellos han derivado, por ejemplo, en un manejo más eficiente de la información y en la optimización de un sinnúmero de procesos.

Para muestra basta un botón, y es que gracias a esta tecnología es posible realizar capturas desde uno o varios puntos geográficos de manera simultánea y clasificar la información por “lotes” o bloques temáticos, además de que dicho sistema tiene la capacidad para identificar el tipo de documento que se está almacenando y enviarlo de inmediato al sitio que le corresponde.

De igual manera, los datos que ingresan a través de un ‘scanner’ pueden ser canalizados de inmediato a distintas áreas de la organización para su posterior análisis, lo que permite una toma de decisiones con mejores fundamentos y contribuye en la detección de problemas como fallas en las rutinas laborales, cuellos de botella, fraudes y otras situaciones que se traducen en pérdidas económicas.

Por otra parte, la información está disponible las 24 horas al día siete días a la semana desde cualquier dispositivo y en la base de datos se conserva el historial de versiones de cada documento. Y, puesto que la mejora en los accesos encuentra su contraparte en la necesidad de una toma de acciones distintas para garantizar la confidencialidad, estos sistemas cuentan con una función que permite establecer permisos de acceso según sea la necesidad.

Finalmente, estas plataformas facilitan el trabajo en equipo y el seguimiento de las tareas en curso, todo lo cual hace de la cotidianidad de las empresas una experiencia más agradable, sencilla y eficiente, en la que los recursos de todo tipo se aprovechan en su máximo potencial.

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