Actualmente es posible distinguir dos tipos de negocios principalmente, por un lado lo emergentes que aprovechan la tecnología para automatizar procesos y tener un mayor crecimiento, los avances tecnológicos forman parte de su cultura y no podrían entender hacer sus actividades sin utilizarla.
Por otro lado están aquellas compañías que aunque tienen una mayor trayectoria aún no logran encontrar la manera de aprovechar la tecnología a su favor, ya sea por el temor a utilizarla, por creer que gastan mucho dinero o porque simplemente no han encontrado todos los beneficios que les puede traer.
Existen muchas herramientas tecnológicas de las cuales pueden hacer uso las empresas de acuerdo a sus necesidades, pero entre las más generales y que aplican para prácticamente cualquier negocio sin importar su giro está la gestión de documentos.
Todas las empresas utilizan una importante cantidad de información en diferentes formatos tanto físicos como digitales, y si no tienen un orden correcto puede perjudicarles en el desarrollo y crecimiento de su empresa.
Con las herramientas de gestión de documentos las empresas podrán centralizar su información en un solo sitio, con la digitalización de archivos no importará si los datos están en un soporte físico ya que todo quedará almacenado en la nube para tener un acceso más fácil y rápido.
Utilizar tecnología en las empresas tiene muchos beneficios, algunos de ellos son:
-Disminuir la huella ambiental al hacer un uso eficaz del papel. Además del impacto ambiental al utilizar menos papel, las empresas también tienen importante ahorros en los gastos generados por el uso de documentación física, ya no tendrán que gastar en almacenamiento de la información, así como en recursos de impresión.
-Protección del archivo de daños físicos. Uno de los mayores riesgos de tener documentos importantes resguardados es que pueden perderse o dañarse ya sea que ocurra un accidente como un incendio o inundación, un desastre natural como un terremoto o incluso alguien que esté interesado en esa documentación podría robar la información. Al tenerla de forma digital todo esto queda de lado ya que estará segura y sólo tendrán acceso a ella a quienes se les otorguen los permisos.
-Aumenta la productividad entre los empleados. Al concentrarse toda la información en un solo sitio hace que los documentos sean más fáciles de encontrar, no se perderá tiempo en la búsqueda de información y también habrá mejores procesos para compartir la información.