Muchos directores de negocios coincidirán en que, si antes de emprender les hubieran advertido que gran parte de su tiempo estaría dedicado a atender procesos administrativos y no propiamente a las cuestiones relacionadas con su producto o servicio, no habrían dudado ni por un segundo en contratar a una compañía de Outsourcing Administrativo (OSA).
Este servicio, al que también se conoce como “tercerización” se encarga de gestionar procesos como la facturación, administración financiera, controles de nómina y cobranzas para que los propietarios de negocios se dediquen exclusivamente a hacer funcionar y crecer sus emprendimientos.
Por eso, cuando se planea abrir un negocio, lo mejor es reconocer que no se es experto en todo y que es preferible poner la administración de la empresa en manos de especialistas.
Da igual que se trate de una organización pequeña o mediana: al final, encontrar un proveedor externo será una inversión inteligente en función del tiempo y también de los recursos, puesto que contar con personal capacitado en los distintos departamentos previene errores que pueden resultar costosos y difíciles de corregir.
Una de esas áreas complicadas es la que tiene que ver con cobrar a los clientes, ya que una mala interpretación o error de comunicación puede comprometer su buena opinión y preferencia. Es entonces que el outsourcing se propone como una solución ideal en cuanto al servicio de cobranza.
El proceso administrativo en este departamento comprende cuatro etapas: distribución de factura, gestión y activación de cobranza, recolección de valores (cuando se requiera) y gestión de tesorería. Así mismo, la contratación de este servicio tiene ventajas adicionales como las siguientes:
- Es un gasto comprobable ante Hacienda.
- El titular de la empresa tendrá acceso a su información financiera 24 horas al día, siete días a la semana.
- Monitoreo de la información y movimientos en tiempo real.
- Disminución de costos de distribución
- Eliminación de costos por extravío de facturas y otros documentos
- Eliminación de costos de atención al cliente
- Agilización de las gestiones involucradas en el proceso.
- Atención personalizada: tanto para la empresa contratante como para sus clientes.
Lo anterior es importante debido a que los clientes tienden a percibir la confiabilidad de una empresa en función del buen o mal manejo que esta haga de su dinero al margen de los productos o servicios que ofrezca. Además, como ya se mencionó, la venta y la cobranza son artes incompatibles: en la primera se nos convence por vía de la seducción y en la segunda por apelación al sentido de responsabilidad, por lo que siempre será mejor estrategia mostrarnos al cliente en nuestra faceta de vendedores.