La gestion documental se trata de una serie de prácticas y técnicas que básicamente permiten gestionar en el más amplio sentido el variado flujo de documentos de las empresas. En un mundo que cada vez encuentra más y mayores correlatos en el universo virtual, la digitalización de documentos es más que una herramienta, ya una práctica imprescindible.
En realidad la actividad de gestionar documentos es casi tan antigua como la necesidad de conservar hechos o actos entre dos o más partes (personas, empresas, instituciones, etc.). Hoy en día la tecnología de la información ha venido a permitir hacer de esta tarea una actividad realmente útil y compleja por su volumen en tanto cantidad y contenido.
Recuperar información, decidir su tiempo necesario de existencia, eliminar y conservar lo necesario son algunas de las principales tareas que se desarrollan con la gestión documental. Los principios de racionalización y economía son las directrices más importantes en el correcto manejo de los documentos de las empresas.
Las bases de datos son en la actualidad algunos de los componentes de la gestión de documentos que convierten a las aplicaciones informáticas en herramientas indispensables para su funcionamiento. Al tomar conciencia de la interacción global que hace posible la Internet, no parece difícil comprender que las distancias físicas encuentran en la digitalización la forma perfecta de documentar relaciones que necesiten el registro de su realización.
Los gestores documentales son softwares que apoyan la gestión de todos los documentos que se manejan diaria y cotidianamente en el ejercicio de cualquier tipo de empresa que emplee la informática en esta área de su actividad.
Utilizando escáneres y dispositivos de digitalización se transforman los documentos reales y tangibles en información, componente esencial y crucial en la vida de las empresas de nuestro mundo actual.