Digitalización de documentos: herramienta para el control documental

La mejor forma de comenzar este artículo acerca de la digitalización de documentos es definiéndolos como la prueba tangible de un acto, acción o hecho realizado por una de las partes que por él comienzan una relación (cualquiera sea: comercial, legal, etc.), que supone una reacción de la otra, registrada en cualquier unidad de información posible: Cd, papel, video, etc.

La eficiencia y la eficacia en el control de documentos significan para las organizaciones y empresas de hoy en día una materia de atención excluyente dentro del proceso de control de gestión general.

La digitalizacion de documentos se ha presentado como una herramienta por demás utilitaria para el control de documentos. Su beneficio más evidente es el mismo que provoca en tantos otros ámbitos de la vida activa de cualquier negocio: la concentración de la información y todos los beneficios que esta otorga: facilidad de movimiento y transporte, practicidad, agilidad.

Existe un conjunto de características que por conveniencia y por corrección debe respetarse en los documentos de las empresas, exigencias que la digitalización permite de manera mucho más simple y segura.

Para correcta la gestión general de una organización, cualquiera sea su tamaño y/o actividad y/o dimensión, en general sus documentos deben ser comprensibles, coherentes, estándar y fácilmente aplicables, entre otras razones, porque permiten relacionar y correlacionar acciones y actividades entre sus diferentes personas, departamentos, secciones o componentes.

De alguna manera la documentación de las empresas y organizaciones demuestran su eficiencia en la planeación, las operaciones, control y manejo continuo y constante de su quehacer. En los documentos, en el mejor de los casos, todo queda registrado, lo cual es clave en el desarrollo práctico de su actividad.

La digitalización ha aparecido como una contribución realmente notable a los efectos de nuestro mundo cada vez más dinámico.

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