La revolución tecnológica del siglo XXI ha llegado a las oficinas con novedades para hacer de la vida laboral algo más sencillo y eficaz; la digitalización de la información fiscal para el cumplimiento de obligaciones como la contabilidad electrónica ha propiciado que incluso los pagos a trabajadores se realicen de forma digital para la emisión de comprobantes fiscales y timbrado de nomina, con lo que se puede crear una base de datos digital para prevenir las fugas de información.
Sin embargo, hay aspectos que difícilmente se pueden cambiar en las empresas, como la pérdida de tiempo del trabajador en tareas que son cero productivas y que pueden mermar su eficacia y productividad; los expertos en procesos de recursos humanos indican que en las oficinas donde no se han implementado las nuevas tecnologías, los empleados gastan hasta 600 horas laborales al año en buscar documentos impresos necesarios para su trabajo, esto corresponde al 35% de su jornada completa y al 16% del presupuesto de las empresas.
La merma de productividad causada por la gestión de documentos impresos es un lastre necesario para quienes no llevan bases de datos digitales, pero evitable si se implementan herramientas tecnológicas que, a la larga, pueden reducir costos de operación y gastos en papel y almacenamiento de datos. Además contar con una base de datos digital previene la fuga de tiempo y recursos, pues se facilita la búsqueda de información, se reducen los gastos en producción de documentos como impresiones, fotocopias, archivadores, gastos que alcanzan el 16% de los ingresos totales. El tema de la seguridad de documentos es importante pues al contar con bases de datos se reducen las probabilidades de pérdidas de información, pues suelen almacenarse en la nube y no en la PC.
Gestión documental automatizada, la solución
La solución más viable a esta problemática es implementar soluciones de gestión documental y captura de datos a una base digital, sin embargo se recomienda realizar estos procesos con expertos, pues se pueden cometer errores de captura de texto o imagen; existen softwares especializados para gestionar documentos, digitalizar imágenes e incluso restaurarlas, por lo que cualquier institución puede implementar estas soluciones.
La reducción de costos al implementar soluciones de digitalización oscila entre el 65 y 80%, además permite mejorar los procesos y servicios al cliente, pues el acceso a la información es en tiempo real.